Términos y Condiciones de Servicio

1. Definiciones

• Cuido: la plataforma de gestión clínica operada por Narnia Tech Solution, SRL (RNC 1-33-74485-6), en adelante «Narnia».
• Clínica: la entidad que contrata Cuido. Administrador: el usuario con rol de administrador de la Clínica.
• Plan: la suscripción contratada por la Clínica, por un periodo de 30, 90, 180 o 365 días.
• Vencimiento: el último día en que el Plan o el Período de Prueba está vigente. El propio día de vencimiento todavía es válido.
• Período de Gracia, Modo Solo Lectura, Bloqueo Total, Cancelación y Período de Conservación se definen en las secciones 5, 6, 7 y 9.
• Todas las fechas y plazos se cuentan por días calendario en hora de la República Dominicana (America/Santo_Domingo).

2. Período de prueba

Toda Clínica nueva recibe un período de prueba gratuito de catorce (14) días, contado desde su fecha de registro e incluido el decimocuarto día, con acceso a todas las funciones de Cuido. La prueba aplica a todas las Clínicas por igual, cualquiera sea su modelo de contratación, y no requiere método de pago. Narnia puede extenderla por escrito para una Clínica determinada; una extensión no crea derecho a extensiones futuras.

3. Planes, precio, pagos y renovación

3.1 El precio y las condiciones del Plan se acuerdan con Narnia.

3.2 Al registrarse un pago, la vigencia avanza así: el nuevo Vencimiento es el Vencimiento anterior más el periodo del Plan (pagar tarde no otorga días adicionales). Si al momento del pago la Clínica ya había pasado el Período de Gracia, el periodo se cuenta desde la fecha del pago.

3.3 Los pagos se acuerdan, reciben y confirman directamente con Narnia, que los registra en la plataforma. El Administrador puede consultar el historial de pagos de su Clínica en su panel.

4. Avisos de renovación

El Administrador verá en su panel un aviso de renovación durante los últimos 5 días de un Plan de 30 días, 15 días de uno de 90 días, y 30 días de uno de 180 o 365 días. El resto del equipo ve únicamente el estado y los días restantes, nunca montos. Los avisos se muestran dentro de la aplicación; no se envían por correo ni por otro medio.

5. Período de gracia

Vencida la prueba o el Plan, la Clínica dispone de treinta (30) días calendario de gracia durante los cuales Cuido sigue funcionando con normalidad. Todo el equipo verá un aviso permanente con los días restantes y el contacto de Narnia.

6. Modo solo lectura

6.1 Desde el día 31 posterior al Vencimiento, la Clínica pasa a Modo Solo Lectura. En ese modo se puede consultar toda la información de la Clínica y el Administrador puede exportarla (sección 9.2). Todo el equipo verá el aviso con los días que faltan para el Bloqueo Total.

6.2 En Modo Solo Lectura no se puede crear ni modificar nada. En particular, no se pueden: registrar pacientes, consultas, alergias o medicamentos; agendar o cambiar citas; firmar ni revocar consentimientos informados; invitar o modificar miembros del equipo; ni importar datos.

6.3 Comprobantes fiscales (e-CF). Mientras la Clínica esté en Modo Solo Lectura, Cuido no puede emitir ni anular comprobantes fiscales electrónicos. La obligación de emitirlos (Ley 32-23) es de la Clínica, que deberá cumplirla por otro medio hasta reactivar su Plan.

6.4 Mientras la Clínica esté en Modo Solo Lectura, Cuido no enviará mensajes a los pacientes (por ejemplo, recordatorios de citas por WhatsApp).

7. Bloqueo total y cancelación

7.1 Si la Clínica permanece noventa (90) días en Modo Solo Lectura sin renovar, es decir, al cumplirse 121 días desde el Vencimiento, ocurren a la vez dos cosas: (a) su acceso a Cuido se bloquea por completo (Bloqueo Total) y (b) su suscripción queda cancelada (Cancelación). Se aplica de forma automática por la plataforma. La Cancelación no genera cargo alguno.

7.2 Acuerdo. Antes de que ocurra, Narnia y la Clínica pueden pactar un acuerdo que difiera el Bloqueo Total hasta una fecha determinada. Mientras el acuerdo esté vigente, la Clínica permanece en Modo Solo Lectura y puede exportar su información. Al vencer la fecha pactada, el Bloqueo Total y la Cancelación se aplican sin más trámite. Un pago registrado da por cerrado el acuerdo.

7.3 Durante el Bloqueo Total no se puede consultar ni exportar información, salvo el acceso temporal de descarga que Narnia pueda habilitar conforme a la sección 7.2 o a la sección 9.4.

7.4 Desde la Cancelación comienza el Período de Conservación de la sección 9.3.

8. Reactivación

La Clínica en Gracia, Modo Solo Lectura o Bloqueo Total se reactiva de inmediato cuando Narnia registra el pago de la última factura pendiente. No hay cargo adicional por reactivar. Si la Clínica ya había pasado el Período de Gracia, el nuevo periodo se cuenta desde la fecha del pago (sección 3.2). Una Clínica con la suscripción cancelada puede reactivarse mientras sus datos no hayan sido eliminados conforme a la sección 9.

9. Sus datos

9.1 Responsabilidad. La Clínica es la responsable del tratamiento de los datos de sus pacientes conforme a la Ley No. 172-13; Narnia es el proveedor de la plataforma.

9.2 Exportación. El Administrador puede exportar en cualquier momento, incluso en Modo Solo Lectura, en hojas de cálculo (.xlsx) o archivos CSV: pacientes (con sus alergias y medicamentos), consultas de cada especialidad, citas, consentimientos firmados, comprobantes fiscales y sus líneas, reclamaciones a aseguradoras, seguros de los pacientes y verificaciones de elegibilidad; y un libro completo que reúne todo. Las consultas de Salud Mental solo se incluyen para quien tenga acceso a ellas según los controles de acceso de la plataforma. Se recomienda exportar la información antes del Bloqueo Total.

9.3 Conservación por inactividad. Si la Clínica no solicita la eliminación de sus datos pero queda inactiva por falta de pago, Narnia conservará sus datos durante dos (2) años contados desde la Cancelación (el Período de Conservación). La Clínica acepta expresamente este plazo desde su registro. Durante ese periodo la Clínica puede reactivarse conforme a la sección 8. Terminado el Período de Conservación, Narnia podrá eliminar los datos mediante una acción expresa; la eliminación nunca ocurre de forma automática ni se anuncia como inmediata. Se aplican las mismas reglas de las secciones 9.5 y 9.6. La falta de pago no causa por sí sola el borrado de los datos.

9.4 Eliminación a solicitud.

• a) Quién puede solicitarla. El Administrador de la Clínica, o su representante legal (la «persona competente»). Los pacientes dirigen su solicitud a la Clínica, que es la responsable del tratamiento.
• b) Cómo. Dentro de la aplicación, el Administrador acepta la advertencia de la sección 9.5 y registra la solicitud. Si la Clínica no puede entrar a la aplicación (por ejemplo, por Bloqueo Total), la solicita por correo a info@narniats.com; Narnia verifica la identidad de quien solicita, le envía la advertencia por escrito y puede habilitar una descarga temporal de su información.
• c) Condiciones y plazo. Los datos se eliminan treinta (30) días después de que se hayan cumplido las dos condiciones: (i) que la solicitud haya sido realizada por la persona competente y (ii) que la información de la Clínica haya sido descargada. La descarga se acredita porque la plataforma registra la descarga del libro completo, realizada después de la solicitud, y el Administrador confirma haberla verificado; los 30 días cuentan desde esa confirmación.
• d) Desistimiento. Hasta que la eliminación se ejecute, la Clínica mantiene su acceso y puede desistir de la solicitud.
• e) Ejecución. La ejecuta Narnia de forma expresa, nunca automática.

9.5 Advertencia de irreversibilidad y liberación. Antes de registrar la solicitud, el Administrador debe aceptar el siguiente texto, que queda guardado con la fecha y el usuario que lo aceptó:

Al solicitar la eliminación de los datos de la clínica reconozco y acepto que: (1) una vez eliminados, los datos son IRRECUPERABLES; (2) es mi responsabilidad haber descargado y conservar la información que la ley exija mantener, porque Narnia Tech Solution, SRL y Cuido no podrán devolverla después; (3) libero a Narnia Tech Solution, SRL y a Cuido de cualquier proceso legal relacionado con la necesidad de dichos datos con posterioridad a la eliminación autorizada; y (4) los comprobantes fiscales electrónicos (e-CF) se conservarán archivados durante 5 años por obligación fiscal, solo con sus datos fiscales y sin vínculo con ningún paciente, consulta ni expediente clínico.

Qué se elimina y qué se conserva. Se elimina todo lo que la Clínica registró (pacientes, expedientes y consultas, citas, consentimientos, reclamaciones, seguros, mensajes y el equipo) y las cuentas de los usuarios que no pertenezcan a otra Clínica. Los e-CF se conservan archivados durante cinco (5) años, únicamente con sus datos fiscales (número de comprobante, fechas, montos, ITBIS, líneas, nombre y RNC o cédula del comprador, y XML firmado), sin vínculo con el paciente, la consulta ni el expediente, y sin acceso para ningún usuario de las Clínicas. Narnia conserva además una constancia de la eliminación (quién la solicitó, cuándo se ejecutó y cuántos registros se eliminaron, sin su contenido) y los registros contables de los pagos.

9.6 Copias de seguridad. Ejecutada la eliminación, los datos desaparecen también de las copias de seguridad del proveedor de infraestructura en un plazo de entre 0 y 24 horas. Narnia no restaura copias para recuperar datos eliminados.

Más información, en la Política de Eliminación de Datos.

10. Cupos de médicos

10.1 Algunos Planes incluyen un número determinado de médicos. Cada usuario con rol de Médico, y cada Administrador que atienda pacientes, ocupa un cupo. El personal de recepción y los administradores que no atienden pacientes no ocupan cupo.

10.2 Narnia determina, al contratar y al modificar el Plan, qué Administradores atienden pacientes y, por tanto, ocupan cupo. El Administrador no puede cambiar esta condición por sí mismo. Un médico independiente que sea su propio administrador atiende pacientes y ocupa un cupo.

10.3 Agregar un médico (o un administrador que atienda pacientes) por encima del cupo incluido requiere ampliar el Plan y pagar el médico adicional. Hasta que Narnia amplíe el cupo, Cuido no permitirá agregarlo ni cambiar el rol de un usuario a uno que ocupe cupo.

11. Exenciones

Narnia puede, por acuerdo especial (clínicas piloto, demostraciones u otros convenios), eximir a una Clínica de las reglas de prueba y vencimiento. La exención se registra y puede retirarse con aviso; no genera derechos adquiridos.

12. Suspensión

Aparte del Modo Solo Lectura y del Bloqueo Total por falta de renovación (sección 7), Narnia puede suspender el acceso de una Clínica por uso indebido de la plataforma o incumplimiento grave de estos términos, previo aviso. La suspensión bloquea también la consulta.

13. Contacto

Narnia Tech Solution, SRL — info@narniats.com — WhatsApp 829-374-8878.

14. Cambios a estos términos

Narnia puede actualizar estos términos; los cambios que afecten a una Clínica se le notificarán con anticipación razonable.